RI&E voor Startups en Scale-ups: Wat je Moet Weten (en Waarom je het Niet Kunt Negeren)

Je hebt net je eerste medewerker aangenomen. Of je vijfde. Of je vijfentwintigste. De focus ligt op product-market fit, funding, groei, klanten binnenhalen. Arboveiligheid? Dat staat ergens onderaan de backlog — als het er überhaupt op staat.

Herkenbaar? Je bent niet de enige. Uit onderzoek van TNO blijkt dat minder dan 50% van de bedrijven met minder dan 10 werknemers een actuele RI&E heeft. Bij startups en scale-ups ligt dat percentage vermoedelijk nog lager.

Maar hier is het ding: een RI&E is wettelijk verplicht vanaf het moment dat je één werknemer hebt. Geen uitzonderingen voor startups. Geen "we zijn nog te klein"-clausule. En de Arbeidsinspectie maakt geen onderscheid tussen een scaleup met €5M funding en een eenmanszaak.

In dit artikel leer je precies wat je als startup of scale-up moet doen — pragmatisch, snel en zonder onnodige bureaucratie.

Wanneer is een RI&E verplicht?

De korte versie

Heb je werknemers in dienst? Dan is een RI&E verplicht. Punt.

De langere versie

De verplichting geldt zodra je één of meer werknemers hebt — inclusief:

• Werknemers met een arbeidsovereenkomst (vast of tijdelijk)
• Stagiairs die arbeid verrichten
• Uitzendkrachten die bij je werken (maar dan is de uitzender mede-verantwoordelijk)
• Vrijwilligers die regelmatig arbeid verrichten

Niet verplicht: Als je als ZZP'er werkt zonder personeel, hoef je geen RI&E te hebben. Maar zodra je die eerste medewerker aanneemt — al is het een part-time werkstudent — ben je werkgever in de zin van de Arbowet.

Wat als ik freelancers en contractors gebruik?

Veel startups werken met freelancers in plaats van werknemers. Juridisch hoef je voor freelancers/ZZP'ers geen RI&E op te stellen — maar er zijn twee kanttekeningen:

1. Schijnzelfstandigheid: Als de freelancer feitelijk een werknemer is (vaste werkplek, vaste werktijden, gezagsverhouding), kan de Arbeidsinspectie dit behandelen als een dienstverband
2. Inleenverantwoordelijkheid: Als freelancers op jouw werkplek werken, heb je een zorgplicht voor hun veiligheid

De realiteit: waarom startups het uitstellen

Laten we eerlijk zijn over waarom startups de RI&E uitstellen:

"We hebben geen tijd"

Je rent van sprint naar sprint, van pitch naar pitch, van klant naar klant. Een RI&E voelt als papierwerk dat geen directe waarde levert.

Realiteit: Een basisRI&E voor een klein kantoorteam kost 2-4 uur. Minder dan een gemiddelde vergadering over je sprint planning.

"We zijn te klein"

"We zijn maar met z'n vijven" — maar zelfs bij 5 medewerkers is de impact van uitval enorm. Als je lead developer 3 maanden uitvalt met burn-out, heb je een groot probleem.

"We zitten in een co-working space"

Een veelgehoord argument. Maar ook als je in een co-working space zit, ben je als werkgever verantwoordelijk voor de veiligheid van je medewerkers. De co-working space is verantwoordelijk voor het gebouw; jij voor de werkomstandigheden van je team.

"We wisten het niet"

Dit is het eerlijkste antwoord — en het meest voorkomende. De meeste startup-founders komen uit de tech-wereld, niet uit HR of compliance. Arbo staat simpelweg niet op hun radar.

Wat moet er in een startup-RI&E?

De basis (voor elk bedrijf)

Elke RI&E moet minimaal bevatten:

1. Inventarisatie van risico's — welke gevaren zijn er op de werkplek?
2. Evaluatie — hoe ernstig zijn deze risico's en hoe waarschijnlijk?
3. Plan van aanpak — welke maatregelen neem je, wanneer, en wie is verantwoordelijk?

Specifieke risico's voor startups en scale-ups

De meeste startups opereren vanuit kantooromgevingen (eigen kantoor, co-working space of thuis). De risico's zijn anders dan in een fabriek, maar niet minder reëel:

Beeldschermwerk

• RSI door langdurig typen en muisgebruik
• Oogklachten door beeldschermtijd
• Rugklachten door slechte werkplekinrichting

Psychosociale arbeidsbelasting

• Werkstress en werkdruk — de startup-cultuur normaliseert overwerk
• Onzekerheid over baanbehoud (funding-afhankelijkheid)
• Hoge verwachtingen en verantwoordelijkheid
• Gebrek aan scheiding werk/privé

Thuiswerken

• Niet-ergonomische thuiswerkplekken
• Sociale isolatie
• Gebrek aan structuur

Fysieke werkplekcondities

• Klimaat (ventilatie, temperatuur)
• Verlichting
• Geluidsniveau
• Brandveiligheid en vluchtwegen

Sociale veiligheid

• Machtsongelijkheid (founder vs. eerste werknemers)
• Informele werkstructuren zonder duidelijke grenzen
• Grensoverschrijdend gedrag bij borrels/teamevents

De startup-specifieke risico's die niemand noemt

Er zijn risico's die specifiek zijn voor de startup-/scale-up-fase:

1. Founder-burnout dat doorwerkt op het team Als de founder 80 uur per week werkt en dat uitstraalt, voelen medewerkers de druk om hetzelfde te doen. Dit is een PSA-risico.

2. Snelle groei zonder processen Van 5 naar 25 medewerkers in een jaar — zonder dat HR-processen, onboarding en arbeidsvoorwaarden mee groeien. De 5 grootste risico's die het MKB over het hoofd ziet worden in de groei-fase nog groter.

3. Funding-druk De druk om milestones te halen voor de volgende funding-ronde creëert structurele werkstress die verder gaat dan "even druk".

4. Wisselende werklocaties Vandaag thuis, morgen co-working, overmorgen bij een klant op locatie. Elke werkplek brengt andere risico's mee.

Pragmatische aanpak: RI&E in een dag

Optie 1: Zelf doen met een erkend instrument (gratis)

Voor bedrijven met minder dan 25 werknemers die een erkend branche-RI&E-instrument gebruiken, geldt een lichtere toetsingsplicht. Je kunt de RI&E zelf uitvoeren.

Stappen:

1. Ga naar rie.nl en zoek het instrument voor jouw branche (voor kantoorwerk: "Kantoren RI&E")
2. Doorloop het instrument — reken op 2-4 uur
3. Stel het plan van aanpak op
4. Informeer je medewerkers over de uitkomsten

Voordeel: Gratis Nadeel: Je mist mogelijk branche-specifieke risico's, en het kost je eigen tijd

Twijfel je of zelf doen de juiste keuze is? Lees onze vergelijking: RI&E uitbesteden vs. zelf doen.

Optie 2: Laten uitvoeren door een specialist

Wil je het in één keer goed doen zonder zelf het wiel uit te vinden? Schakel een RI&E-specialist in.

Wat kost dat? Voor een klein bedrijf (tot 25 medewerkers) rekenen de meeste bureaus €500-€2.000 — afhankelijk van de complexiteit. Bekijk ons volledige prijsoverzicht voor RI&E's in 2026.

Voordeel: Professioneel, compleet, je hoeft er zelf weinig aan te doen Nadeel: Kost geld (maar véél minder dan een boete of een burn-out)

Optie 3: Digitale RI&E-tools

Er zijn steeds meer digitale RI&E-tools die het proces automatiseren. Je beantwoordt vragen, het systeem genereert de inventarisatie en het plan van aanpak.

Voordeel: Snel, gestructureerd, makkelijk te actualiseren Nadeel: Minder maatwerk dan een specialist

De groei-fase: van startup naar scale-up

Groeimomenten die een RI&E-update triggeren

Je RI&E moet actueel zijn. Bij deze momenten moet je de RI&E updaten:

• Eerste werknemer → RI&E opstellen
• Verhuizing → nieuwe werkplek, nieuwe risico's
• Van co-working naar eigen kantoor → je bent nu ook verantwoordelijk voor het gebouw
• Van 10 naar 25+ medewerkers → toetsingsplicht verandert
• Invoering thuiswerkbeleid → thuiswerkplek inventariseren
• Nieuwe functieprofielen → andere risico's (bijv. sales die veel reist vs. developer die achter laptop zit)
• Internationaal team → culturele aspecten, taalbarrières
• Incidenten → na elk arbeidsongeval of bijna-incident

De 25-medewerkergrens

Bij 25+ werknemers veranderen de regels:

• Je RI&E moet worden getoetst door een gecertificeerde arbodienst of arbodeskundige
• Je hebt een preventiemedewerker nodig (bij <25 mag de directeur dit zelf doen)
• De OR (of personeelsvertegenwoordiging) heeft instemmingsrecht op de RI&E

Dit is een veelvoorkomend struikelblok bij scale-ups: je groeit door de 25-grens zonder te beseffen dat de compliance-eisen veranderen.

Wijs een RI&E-verantwoordelijke aan

In de startup-fase doet de founder alles. Maar zodra je groeit, moet iemand verantwoordelijk zijn voor arbo en de RI&E. Dat kan:

• De office manager zijn
• Een HR-medewerker (als je die hebt)
• Een preventiemedewerker (wettelijk verplicht)
• Een externe arbodeskundige (als je het uitbesteedt)

Lees meer over de rol van de RI&E-coördinator.

Veelgemaakte fouten

❌ "We doen het als we groter zijn"

De verplichting geldt vanaf werknemer #1. De Arbeidsinspectie geeft geen "startup-korting."

❌ Een Excel-sheet als RI&E

We zien het regelmatig: een spreadsheet met wat risico's en maatregelen. Dat voldoet zelden aan de wettelijke eisen en is problematisch bij inspectie.

❌ Geen plan van aanpak

Een RI&E zonder plan van aanpak is juridisch incompleet. De inspectie ziet dit als een overtreding.

❌ RI&E eenmalig invullen

Een RI&E van twee jaar geleden — toen je nog met 3 man in een co-working space zat — is niet meer actueel als je nu 20 man in een eigen kantoor hebt.

❌ Psychosociale risico's overslaan

"Wij hebben een leuk team, werkstress is hier geen issue." Dat zei het managementteam. De anonieme vragenlijst vertelde een ander verhaal. Neem PSA serieus.

Wat kost het als je het niet doet?

Boetes

De Arbeidsinspectie kan boetes opleggen zonder waarschuwing vooraf:

• Geen RI&E: tot €4.500 per overtreding
• Geen plan van aanpak: tot €3.000
• Geen toetsing (bij >25 werknemers): tot €3.000
• Bij herhaalde overtredingen worden bedragen verhoogd
• Bij ernstige situaties kan de inspectie een stillegging opleggen

De echte kosten

Boetes zijn vervelend maar behapbaar. De échte kosten zijn:

• Burn-out: €60.000-€90.000 per geval (loondoorbetaling, vervanging, re-integratie)
• Verloop: Vervangingskosten zijn 50-200% van het jaarsalaris
• Productiviteitsverlies: Structureel overwerkte teams leveren minder kwaliteit
• Juridische claims: Bij een arbeidsongeval zonder RI&E sta je als werkgever zwak

Investeer liever een dag in een RI&E dan maanden in het oplossen van de gevolgen. Lees meer over de ROI van een goede RI&E.

Quick-start checklist voor startups

Gebruik deze checklist om direct aan de slag te gaan:

• [ ] Bepaal of je verplicht bent (heb je werknemers? → ja, verplicht)
• [ ] Kies een aanpak: zelf doen, specialist, of digitale tool
• [ ] Inventariseer de werkplek(ken): kantoor, thuis, co-working
• [ ] Beeldschermwerk: zijn werkplekken ergonomisch ingericht?
• [ ] Werkstress: is er sprake van structureel overwerk of hoge druk?
• [ ] Thuiswerken: is er beleid en inventarisatie van thuiswerkplekken?
• [ ] Sociale veiligheid: zijn er duidelijke afspraken en een vertrouwenspersoon?
• [ ] Brandveiligheid: zijn vluchtwegen en bhv geregeld?
• [ ] Stel een plan van aanpak op met concrete maatregelen en deadlines
• [ ] Informeer je team over de RI&E en het plan van aanpak
• [ ] Plan een jaarlijkse review in je agenda
• [ ] Bij 25+ werknemers: laat de RI&E toetsen

Conclusie: gewoon doen

Een RI&E hoeft geen bureaucratisch monster te zijn. Voor de meeste startups en scale-ups is het een kwestie van een halve dag werk die je jarenlang beschermt tegen boetes, verzuim en juridische problemen.

Je hebt een product gebouwd, funding opgehaald, klanten binnengehaald. Een RI&E op orde krijgen is het makkelijkste op je to-do list. Doe het gewoon.

Wil je het snel en goed geregeld hebben? Vraag een vrijblijvende offerte aan →

---

Dit artikel is geschreven door Emily voor SnelRIE.nl. Laatste update: maart 2026.